Code of Conduct

Denne atferdskodeksen utgjør det veiledende rammeverket for Norstats bedriftskultur. Den forener to viktige aspekter: på den ene siden kravet om å overholde loven, og på den andre siden de spesielle kravene til etikk og integritet. For Norstat er dette både et internt krav og et løfte til omverdenen. Den sikrer også at Norstat er og forblir åpen og forståelig for alle. Hos Norstat gjelder atferdskodeksen for Norstats ansatte og vårt styre. I tillegg gjelder den også for midlertidige ansatte, det vil si personer som funksjonelt sett står på lik linje med de faste ansatte.

Innholdet og verdiene i denne atferdskodeksen kjenner imidlertid ingen grenser. Av denne grunn forventer Norstat at leverandører og konsulenter overholder atferdskravene som er fastsatt i atferdskodeksen, og har som mål å sikre at de også er kontraktsmessig forpliktet til å overholde disse atferdskravene. Av denne grunn har Norstat fastsatt følgende prinsipper for sin atferdskodeks.

1. Innledende bemerkning

1.1 Hva betyr «etterlevelse»?

«Etterlevelse» innebærer å overholde lover og interne retningslinjer i all forretningsvirksomhet. For Norstat betyr «etterlevelse» også å opptre på en etisk måte. Norstat forventer at alle styremedlemmer, ledere, medlemmer, konsulenter, utlånte medarbeidere og ansatte, enten de er fast ansatt eller midlertidig ansatt, opptrer i samsvar med retningslinjene for å forhindre økonomisk skade og omdømmeskade for Norstat.

1.2 Hvem har ansvaret for å sikre at regelverket overholdes?

Etterelevelse angår oss alle. Alle ansatte i Norstat har et ansvar for etterlevelse i sitt daglige arbeid. Bare hvis vi kjenner til, forstår og følger lovene, forskriftene og våre egne regler og retningslinjer, kan vi nå våre mål. Å opptre i samsvar med regelverket til enhver tid og overalt beskytter også hver enkelt representant for Norstat mot personlig ansvar.

Dette innebærer at hver og en av oss må være oppmerksom på temaene som er nevnt i denne atferdskodeksen, samt alle andre retningslinjer, regler og prosedyrer fra Norstat.

I hvilken grad gjelder retningslinjene for etisk atferd?

Denne atferdskodeksen (samt alle Norstats retningslinjer, regler og prosedyrer) gjelder for alle interne, eksterne, nasjonale og internasjonale saker, relasjoner og forretningssituasjoner. Denne atferdskodeksen utgjør minimumsstandarden for etterlevelse i forbindelse med virksomheten til alle representanter for Norstat. I alle tilfeller gjelder i tillegg de gjeldende lovene i det eller de landene som en sak, et forhold eller en forretningssituasjon er knyttet til eller relatert til, og – i den grad disse lovene er i strid med eller avviker fra denne atferdskodeksen – har de forrang fremfor denne atferdskodeksen.

2. Overholdelse av lovverket

Vi i Norstat stiller høye krav til integriteten i vår virksomhet. Norstat og alle våre representanter er forpliktet til å overholde alle gjeldende lover og forskrifter. Dette prinsippet om regeloverholdelse gjelder også uttrykkelig dersom Norstat og/eller en eller flere personer i Norstat skulle forvente å oppnå fordeler ved å bryte lover eller retningslinjer.

3. Overholdelse av menneskerettighetene

Norstat støtter og respekterer beskyttelsen av internasjonale menneskerettigheter slik de er fastsatt i FNs verdenserklæring om menneskerettigheter og de grunnleggende konvensjonene fra Den internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO). Norstat tar uttrykkelig avstand fra barnearbeid, tvangsarbeid og arbeid som fremmer menneskehandel, og legger dette til grunn som et kriterium ved valg av leverandører og forretningspartnere.

4. Forskningsetikk

4.1 ESOMAR-KODEKSET

Alle Norstat-selskaper er medlemsbedrifter i ESOMAR, og alle Norstat-representanter skal følge reglene som er fastsatt i ICC/ESOMARs internasjonale kodeks for markeds-, menings- og samfunnsundersøkelser samt dataanalyse, der det er beskrevet retningslinjer for åpen, ansvarlig og etisk atferd.

5. Rettferdige arbeidsforhold

5.1 Likestilling og ikke-diskriminering

Norstat står for flerkulturelt og fruktbart samarbeid og like muligheter. Diskriminering på grunnlag av rase, etnisk opprinnelse, kjønn, religion, ideologi, funksjonsnedsettelse, alder, seksuell identitet eller andre personlige kjennetegn har ingen plass i Norstat.

5.2 Rettferdige arbeidsforhold

Hos Norstat sørger vi for at det råder rettferdige arbeidsforhold både i vårt eget selskap og hos våre forretningspartnere, og at vi alltid oppfyller eller overgår de lovfestede minimumskravene til rettferdige arbeidsforhold i landene der vi driver virksomhet. Vi stiller også de samme kravene til våre underleverandører.

5.3 Helse og sikkerhet på arbeidsplassen

Våre ansatte er vår viktigste ressurs. Derfor legger vi særlig vekt på deres sikkerhet. Vi tar hensyn til arbeidsmiljøet i alle våre forretningsmessige vurderinger. Alle våre ansatte oppfordres til å komme med forbedringsforslag til sine overordnede og delta i medarbeidertilfredshetsundersøkelser, der de aktivt kan påpeke områder med forbedringspotensial.

5.4 Alkohol- og narkotikamisbruk

Vårt selskap står også for et trygt, produktivt og rusfritt arbeidsmiljø. På Norstats lokaler er det forbudt å være under påvirkning av ulovlige rusmidler eller andre ulovlige stoffer. Alkoholforbruket ved firmaarrangementer, enten de finner sted på Norstats lokaler eller utenfor, bør holdes på et ansvarlig nivå.

6. Rettferdig og fri konkurranse

Alle ansatte i Norstat må overholde gjeldende lovgivning om rettferdig konkurranse og konkurranselovgivning. Alle tiltak som tar sikte på en uakseptabel begrensning av konkurransen og/eller som bryter med lovbestemmelser, skal unngås. I prinsippet er avtaler mellom selskaper, vedtak i bransjeorganisasjoner og samordnet praksis som tar sikte på eller fører til hindringer, begrensninger eller forvridninger av konkurransen, forbudt.

7. Forretningsforbindelser

7.1 Forbud mot bestikkelser og korrupsjon

Norstat tolererer ikke noen form for umoralsk forretningspraksis, slik som korrupsjon, bestikkelse eller uredelig fordel. Derfor vil Norstat ikke påvirke forretningsbeslutninger på urettmessig vis ved å bruke eller akseptere urettmessige fordeler av noe slag. Enhver urettmessig påvirkning av offentlige tjenestemenn er strengt forbudt, ikke bare for ansatte, men for alle som arbeider for eller leverer tjenester til Norstat i noen form. Ethvert inntrykk av et bestikkelsesforsøk må unngås, for eksempel ved innhenting av offisielle tillatelser.

Når det for eksempel gjelder en offentlig anbudskonkurranse, skal representanter for Norstat ikke tilby noen form for insentiv eller gave av et slikt omfang at det kan oppfattes som et forsøk på å påvirke personer som er involvert i beslutningsprosessen på en urettmessig måte.

Representanter for Norstat bør også på dette området opptre i samsvar med allment aksepterte markedsstandarder.

7.2 Forebygging av hvitvasking

Norstat oppfyller fullt ut sine forpliktelser når det gjelder å forebygge hvitvasking. Alle representanter må unngå uvanlige finansielle transaksjoner og være svært oppmerksomme på dette. Dette gjelder transaksjoner som involverer kontanter eller indirekte transaksjoner som gjennomføres via tredjeparter, og som kan gi grunn til mistanke om hvitvasking. Mulige mistenkelige tilfeller må rapporteres til overordnet og/eller ledelsen i Norstat.

Vær for eksempel spesielt oppmerksom på uvanlige transaksjoner knyttet til leverandører av insentiver, uvanlige beløp på fakturaer fra underleverandører og så videre.

Hvitvasking av penger er ofte en komplisert sak og vanskelig å oppdage. Hvis du blir vitne til transaksjoner som du er usikker på hvordan du skal tolke, bør du ta kontakt med vår økonomisjef, som vil kunne hjelpe deg med å avgjøre om det foreligger noe uregelmessig.

7.3 Overholdelse av skatteregler

Det er forbudt for Norstat å unndra seg skatt eller lignende på vegne av Norstat, og de må heller ikke bistå, hjelpe, medvirke til, gi råd om eller medvirke til skatteunndragelse eller delta i lignende lovstridige aktiviteter for kunder, forretningspartnere eller andre tredjeparter.

8. Interessekonflikt

Norstat respekterer personvernet til sine ansatte, styremedlemmer og ledende ansatte og er ikke interessert i personlige forhold utenfor arbeidsplassen. På den annen side er det viktig at alle ansatte, styremedlemmer og ledere sørger for at det er et klart skille mellom yrkesmessige og private interesser. Interessekonflikter kan så tvil om Norstats integritet og profesjonalitet. De må derfor identifiseres og unngås på et tidlig stadium.

Personlige relasjoner til en forretningspartner, f.eks. til familiemedlemmer, må ikke føre til at forretningspartneren får fortrinnsbehandling, og vår yrkesmessige stilling må ikke utnyttes til personlig vinning.

Vi melder fra om mulige konfliktsituasjoner eller tvilstilfeller og løser dem i samarbeid med våre veiledere eller ledelsen. På denne måten sikrer vi at forretningsbeslutninger fattes på en nøytral måte og i Norstats interesse.

9. Forretnings- og handelshemmeligheter, eiendeler

9.1 Beskyttelse av fortrolig bedriftsinformasjon

Forretningshemmeligheter og konfidensiell informasjon er viktige verdier for Norstat. Alle representanter er forpliktet til å behandle informasjon om Norstat, selskapets virksomhet og forretningspartnere som ikke er offentlig kjent, som strengt konfidensiell, og til å beskytte den mot utilsiktet utlevering. Dette gjelder særlig viktige immaterielle verdier som patenter, forretningshemmeligheter, immaterielle rettigheter, varemerker, forskning og opphavsrett, men også vilkår som er gitt til andre samt innholdet i enhver avtale eller ethvert dokument.

Dette gjelder for eksempel nye eller planlagte konsepter og produkter som vi blir kjent med i løpet av konsept- eller produkttestingen.

9.2 Beskyttelse av selskapets eiendeler

Hver og en av oss har ansvar for å beskytte selskapets eiendeler og bruke dem på en ressursbesparende måte. Eiendelene må ikke fjernes fra selskapet. Alle ansatte i Norstat er forpliktet til å bruke Norstats eiendeler til legitime forretningsformål og til å beskytte dem mot tap, skade eller ulovlig bruk.

10. Personvern og informasjonssikkerhet

10.1 Personvern

Norstat er klar over at personopplysningene til sine kunder, forretningspartnere, aksjonærer og ansatte er svært sensitive, og beskytter disse opplysningene ved å behandle dem på en forsiktig og ansvarlig måte. Derfor iverksetter Norstat en rekke tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre personopplysningenes konfidensialitet i dette arbeidet. Hver enkelt person er, innenfor rammen av sine arbeidsoppgaver, ansvarlig for å sikre et høyt nivå av personvern hos Norstat. Norstats ansatte følger personvernbestemmelsene nøye og respekterer og ivaretar særlig de omfattende rettighetene til de personene hvis opplysninger de samler inn, behandler og bruker.

For eksempel skal personopplysningene til Norstatpanels medlemmer aldri bli tilgjengeliggjort, solgt eller brukt til andre formål enn de som panelmedlemmene har gitt samtykke til.

10.2 Datasikkerhet

Datasikkerhet er av største betydning for Norstat. Det er en avgjørende faktor for selskapets suksess og omdømme. Derfor benytter Norstat alle egnede og rimelige tekniske og organisatoriske tiltak som står til rådighet for å beskytte selskapets data samt dataene til kunder, forretningspartnere, aksjonærer og ansatte mot uautorisert tilgang, uautorisert eller urettmessig bruk, tap og for tidlig sletting.

Alle ansatte i Norstat er forpliktet til å lese, forstå og følge retningslinjene for IT-sikkerhet for brukere.

10.3 Sosiale medier

Sosiale nettverk på nettet gir oss utallige muligheter til å kommunisere med våre forretningspartnere, familier, venner og allmennheten generelt. Sosiale medier omfatter meldingstjenester på sosiale medier (f.eks. WhatsApp Messenger, Facebook Messenger, Instagram), blogger, nettsteder for sosiale nettverk, wikier, nettsteder for deling av bilder og videoer samt andre chat-applikasjoner og chatterom. Elektroniske meldinger er varige spor av vår kommunikasjon som kan ha betydelig innvirkning på Norstats omdømme. Våre ansatte må ikke gi inntrykk av å uttale seg eller handle i Norstats navn eller på vegne av Norstat, med mindre de er uttrykkelig autorisert til det.

For eksempel kan brukere som har ansvar for å legge ut innhold på Norstats kontoer på Instagram eller Snapchat, publisere innlegg på vegne av Norstat, og administrerende direktører eller andre ansatte kan publisere innlegg på sosiale medier med tillatelse fra administrerende direktører, men andre ansatte bør ikke gi inntrykk av å uttale seg på vegne av Norstat på sosiale medier.

Ledere bør også være klar over at de fungerer som forbilder når de uttrykker sine meninger på sosiale medier, og at de kan oppfattes som talspersoner for Norstat selv når de bruker sosiale medier som privatpersoner. De bør derfor være forsiktige med å legge ut innhold som kan oppfattes som stridende mot Norstats retningslinjer, f.eks. politisk innhold eller innhold som kan oppfattes som diskriminerende.

11. Overholdelse av atferdsregler

Norstat forventer at sine representanter opptrer i samsvar med atferdsreglene. Eventuelle brudd på disse reglene, lovpålagte forpliktelser eller andre interne retningslinjer og forskrifter kan få alvorlige konsekvenser, ikke bare for den enkelte som begår dem, men også for Norstat. Derfor vil bevisst uredelig oppførsel ikke bli tolerert. Uten unntak vil Norstat straffe slike uredelige handlinger eller brudd på lovbestemmelser strengt. Norstat vil i denne sammenheng ikke ta hensyn til den ansattes rang eller stilling i selskapet. Norstat skaper et klima og en atmosfære uten frykt for negative konsekvenser for å oppmuntre ansatte til å melde fra om brudd og uredelig oppførsel, dersom det er nødvendig.

Denne atferdsreglene, samt alle interne retningslinjer, opplæringer osv., dekker ikke nødvendigvis alle problemstillinger og spørsmål. Hver ansatt har derfor mulighet til – og oppfordres til – å kontakte sin nærmeste leder eller ledelsen når som helst dersom det er spørsmål eller innspill.

12. Tegn på svakheter, kontaktperson og oppfølging

Dersom ansatte oppdager svakheter i Norstats system for etterlevelsesstyring eller mulige brudd på lover eller denne atferdskodeksen, oppfordrer Norstat dem til å melde fra om dette på en fortrolig måte til sin overordnede, ledelsen eller via varslingskanalen.

Du kan kontakte dem via følgende kontaktopplysninger:

Varslingsplattform / app
Kontaktperson: Tone Belsvik, kvalitetssjef
E-post: tone.belsvik@norstat.no
Telefon: +47 936690887

Rapporten bør beskrive de relevante opplysningene så nøyaktig som mulig.

Nærmere opplysninger finnes i retningslinjene for varsling som Norstat har utarbeidet.

Ved undersøkelse av en melding vil Norstat og de berørte ansatte/ledere sørge for å beskytte ansatte som har kommet med meldinger i god tro mot enhver form for skade. For å oppnå dette sikres konfidensialiteten rundt varslerens identitet til enhver tid, slik at det ikke kan trekkes noen konklusjoner om vedkommende og at det ikke oppstår noen ulemper som følge av at en ansatt har kommet med en melding.

Overholdelsen av kravene i denne atferdskodeksen og de interne retningslinjene overvåkes jevnlig, for eksempel av overordnede, internrevisjonen eller eksterne revisorer. Ledelsen holdes også orientert om hvilke tiltak som skal innføres og gjennomføres for å videreutvikle og forbedre compliance-systemet.