Tutkijan opas dashboardeihin

Käyttäjän vaatimukset

Alustava tiedotus saattaa olla yksi tärkeimmistä vaiheista, jotta vältät eksymisen kaikkiin mahdollisuuksiin ja vähennät monimutkaisuutta kojelaudan avulla. Jos keskitytään pelkästään miellyttävien grafiikoiden ja vuorovaikutteisten käyttöliittymien luomiseen, se voi tehdä vaikutuksen käyttäjiin, mutta jos kojelaudalta puuttuu toiminnallisuutta, se on tehoton, eikä sitä todennäköisesti käytetä säännöllisesti. Siksi ajattelusi olisi aloitettava kojelaudan tarkoituksesta ja sitä koskevista käyttäjävaatimuksista. Kun olet selvittänyt nämä seikat, kojelautasi suunnittelu on enemmän tai vähemmän paikallaan.

Vaikka kakun voi leikata monella tavalla, seuraavat neljä johtavaa kysymystä vaatimusten selvittämiseksi toimivat kokemuksemme mukaan varsin hyvin:

Ketkä ovat kojelautasi käyttäjiä? Kuinka usein he käyttävät sitä, mitkä ovat heidän päivittäiset rutiininsa, mitä tavoitteita he pyrkivät saavuttamaan ja millaisia päätöksiä he tekevät tietojen perusteella? Muista, että kojelautojen pitäisi aina helpottaa jonkun elämää – siksi käyttäjä on etusijalla.
Mitkä ovat heidän yksilölliset vaatimuksensa? Pitääkö kojelaudassasi olla eri käyttäjärooleja ja miten ne eroavat toisistaan? Mitkä ovat oikeat lupatasot kullekin heistä, jotta he voivat käyttää, analysoida ja viedä tietoja?
Mitkä tiedot ovat käyttäjille merkityksellisiä? Mitkä ovat keskeiset KPI-mittarit kullekin käyttäjäryhmällenne? Mitä muita tietolähteitä on otettava mukaan, jotta nämä keskeiset tunnusluvut saadaan kontekstualisoitua (esim. CRM, ERP, …)?
Mikä on yrityksen strategia? Miten dashboard auttaa käyttäjiä keskittymään oikeisiin asioihin ja linjaamaan toimintansa yleisten tavoitteiden kanssa?

Käyttäjäroolit ja niitä vastaava kojelauta

Nyt kun yleiset vaatimukset ovat selvillä, tarkastellaan seuraavaksi lähemmin tyypillisiä käyttäjärooleja ja niille suunnattuja dashboardeja. Seuraavat luokat voivat auttaa sinua lisäämään kojelautasi keskittymistä.

Operatiivisia dashboardeja käyttävät päivittäin operatiiviset tiimit. Niitä tarvitaan perusteltujen päätösten tekemiseen, ja ne työskentelevät hyvin usein reaaliaikaisen tiedon parissa. Heidän analyyttiset kykynsä ovat rajalliset, ja he painottavat vain tärkeimpiä suorituskykyindikaattoreita, jotta liiketoiminta pysyy käynnissä. Esimerkkinä voisi olla kojelauta, josta mainostajat voivat tarkistaa mainostensa yleisön sopivuuden reaaliaikaisesti ja optimoida kampanjan sen mukaisesti. Koska data raportoidaan reaaliajassa, käyttäjät saavat välitöntä palautetta toimistaan.

Analyyttisiä kojelautojakäyttävät useimmiten tutkijat tai yritysanalyytikot. Analyyttisten dashboardien pääpaino ei ole välittömässä toiminnassa, vaan datan tutkimisessa, mahdollisuuksien tunnistamisessa tai ongelmien selvittämisessä. Usein taustalla oleva data sisältää paljon eri muuttujia, mutta sitä ei päivitetä kovin usein. Tällaiset kojelaudat antavat käyttäjilleen mahdollisuuden löytää tiedoista kuvioita, trendejä ja poikkeamia, ja siksi niissä on vuorovaikutteisia tilastollisia ominaisuuksia. Kun olet löytänyt merkityksellisiä tietoja, voit jakaa havaintojasi muiden kanssa (esimerkiksi viemällä ne). Näitä kojelautoja käytetään useimmiten suurissa hankkeissa, erityisesti kansainvälisissä tai seurantatutkimuksissa.

Yleisjohto käyttää strategisia mittaritauluja yleensä yleisten liiketoimintatavoitteiden edistymisen seuraamiseen. Niiden ei välttämättä tarvitse toimia reaaliaikaisen datan varassa, mutta niiden tulisi tarjota kattava yleiskuva kaikista keskeisistä liiketoiminta-alueista. Siksi ne sisältävät yleensä useita eri datalähteitä, jotka kattavat eri näkökulmat, kuten esimerkiksi CRM-datan, asiakas- ja työntekijätyytyväisyyden sekä taloudellisen datan.
Erityisesti yrityksissä, joilla on toimipisteitä ja tytäryhtiöitä, strategiset dashboardit mahdollistavat yksittäisten tulosyksiköiden vertailun koko liiketoiminnan suorituskykyyn. Lisäksi ne tarjoavat eri käyttäjäryhmille erilaiset käyttöoikeustasot ja vertailuarvot (esim. johto, aluepäälliköt ja myymäläpäälliköt).

Nämä luokat eivät tietenkään ole kiveen hakattuja. On monia tapauksia, joissa eri lähestymistapojen yhdistäminen on täysin järkevää. Ne olisi pikemminkin nähtävä hyödyllisenä apuvälineenä, jonka avulla voidaan ymmärtää paremmin oman tapauksen vaatimukset.

Asianmukaiset tietolähteet

Keskustellaanpa hetki tietolähteestä (tietolähteistä). Kojelaudat voivat toimia kaikentyyppisten tietojen kanssa. Tavallisimmassa tapauksessa kyseessä on strukturoitu tieto (esim. kvantitatiivisista kyselytutkimuksista), mutta siihen voi sisältyä myös strukturoimatonta tietoa, jota on käsitelty aiemmin (esim. laadullisista verkkopäiväkirjoista). Dashboard-ratkaisumme mahdollistaa tyypilliset datan valmistelutoimenpiteet, kuten koodauksen, tekstianalyysin ja painotuksen.

Tärkeää on ottaa huomioon, kuinka usein tietolähdettä päivitetään. Ad hoc -tutkimuksia varten tiedot voidaan ladata manuaalisesti, kun kojelauta käynnistetään. Seurantatutkimuksissa tarvitaan toistuvia päivityksiä. Automaattinen FTP tai automaattinen tiedostojenlukija voi tehdä sen näissä tapauksissa. Jotkin kojelaudat voivat vaatia tietoja myös reaaliaikaisesti. Tämä voidaan tehdä live API:n kautta.

Lopuksi eri tietolähteitä voidaan yhdistää yhteen kojelautaan. Olemme jo nähneet, että jotkin kojelaudat saattavat vaatia useampaa kuin yhtä tietolähdettä, jotta kaikki olennaiset tiedot saadaan kerättyä yhteen paikkaan. Tämä voidaan saavuttaa näyttämällä eri tietolähteistä peräisin olevia tietoja yhdellä näytöllä ilman tietojen yhdistämistä (esim. asiakastyytyväisyys työntekijätyytyväisyyden vieressä), mutta myös yhdistämällä tietolähteet yhteisen muuttujan avulla (esim. jäätelön myynti ja säätiedot eri ajankohtina).

Kun olet saanut yleiskuvan kaikista relevantista datalähteistä ja käytettävissä olevista muuttujista, sinun tulee aloittaa työ dashboardin tietohierarkian parissa.

Tietohierarkia

Kuten edellä todettiin, kojelaudat auttavat vähentämään kaiken saatavilla olevan tiedon monimutkaisuutta. Sen vuoksi koontitaulujen pitäisi aina antaa käyttäjille mahdollisuus keskittyä asian olennaisimpiin näkökohtiin. Keskeinen periaate kojelautojen suunnittelussa on tehdä niistä käyttäjille mahdollisimman yksinkertaisia.

Tästä pääsemmekin erääseen psykologiseen perusperiaatteeseen, joka meidän on pidettävä mielessä, kun suunnittelemme kojelautoja: Jos tietoja näytetään kerralla liikaa, niiden määrä ja monimutkaisuus voivat hukuttaa käyttäjän ja itse asiassa estää päätöksenteon. Tämä ilmiö tunnetaan nimellä analyysihalvaus.

Haluamme esitellä kaksi perustekniikkaa, jotka auttavat käyttäjiä pysymään keskittyneinä. Ensimmäinen lähestymistapa tulee journalismista, ja sitä kutsutaan käänteiseksi pyramidiksi tai BLUFiksi (bottom line up front). Pyri viestimään merkittävimmät tiedot heti alussa, jatka tärkeillä yksityiskohdilla tai trendeillä, ja sijoita yleinen taustatieto sekä muut yksityiskohdat dashboardin “pikkutietoihin”.

Toinen tekniikka on peräisin UX-suunnittelusta, ja se tunnetaan nimellä “Progressive Disclosure”. Älä näytä kaikkea kerralla, vaan hyödynnä interaktiivisia elementtejä ohjataksesi käyttäjää datan läpi, esimerkiksi visuaalisten hierarkioiden, välilehtien, accordionien tai suodattimien avulla. Aloita tärkeimmistä havainnoista aloitusnäytöllä, pidä tarpeettomat havainnot piilossa niin pitkään kuin mahdollista ja paljasta nämä yksityiskohdat vaiheittain seuraavissa näkymissä. Tämä auttaa käyttäjiä keskittymään yhteen asiaan kerrallaan, mutta silti heillä on pääsy kaikkiin tietoihin.

Tätä silmällä pitäen sinun tulisi lähestyä tietoja, jotka haluat visualisoida kojelaudassa. Yritä asettaa yksi mittari käyttäjän huomion keskipisteeseen (esim. yleinen asiakastyytyväisyys) ja tee kaikista muista mittareista siihen suhteutettavia. Mitkä tekijät ohjaavat tärkeintä mittariasi (esim. tyytyväisyys hintaan, laatuun …)? Miten asiakassegmenttisi eroavat toisistaan (esim. väestörakenne)? Miten tämä mittari muuttuu ajan myötä?

Tietohierarkian luominen auttaa sinua määrittelemään kojelaudan sivukartan ja sen, mitä visuaalisia elementtejä ja toimintoja kussakin näytössä tarvitaan asiaankuuluvan tiedon välittämiseksi.

Tietojen visualisointi

Visualisoinneista on tullut viime aikoina niin suosittuja siksi, että ne tekevät abstraktista ja monimutkaisesta tiedosta käsin kosketeltavaa ja ymmärrettävää. Jälleen kerran niiden yleisenä tarkoituksena on helpottaa käyttäjän työtä. Muutamat yksinkertaiset suunnitteluperiaatteet voivat auttaa tekemään tiedoistasi entistäkin helpommin sulavia. Katsotaanpa niitä.

Hyvin usein kojelautojen suunnittelussa pyritään tekemään niistä visuaalisesti mahdollisimman houkuttelevia. Yleisesti ottaen tässä ei ole mitään väärää, sillä se voi auttaa motivoimaan käyttäjiä käyttämään dashboardia säännöllisesti. Kaikkien kaavioiden on kuitenkin välitettävä olennaiset tiedot, eikä suunnittelupäätöksen pitäisi koskaan estää tietojen onnistunutta välittämistä. Tämä periaate tunnetaan yleisesti nimellä “muoto seuraa toimintoa”.

Esimerkki: voi olla houkuttelevaa sijoittaa useita donitsikaavioita vierekkäin, koska niiden visuaalinen samankaltaisuus luo yhtenäisen ilmeen. Itse asiassa tämä olisi järkevä suunnittelupäätös, jos kaikki muuttujat sisältäisivät vain muutamia ominaisuuksia. Donitsikaavion luettavuus kuitenkin heikkenee, mitä enemmän arvoja se sisältää. Tilan tunnistaminen ja yksittäisten arvojen suhteellisten frekvenssien vertailu keskenään vaikeutuu. Tässä tapauksessa olisi luultavasti parempi valita toinen kaaviotyyppi, jotta viestintä olisi tehokkaampaa.

Kaikkien tarpeettomien suunnitteluelementtien poistaminen voi auttaa käyttäjääsi keskittymään paremmin olennaisiin tietoihin. Tämä periaate tunnetaan datan visualisoijien keskuudessa korkeana data-mustekerroin-suhteena. Tämä käsite saattaa aluksi vaikuttaa hieman abstraktilta, mutta sen avulla voit arvioida, kuinka selkeä ja yksinkertainen kojelautasi suunnittelu todella on. Jos ajattelet visualisointisi kaikkia pikseleitä, varsinaisen datan näyttämiseen tarvittavien pikselien määrän (datamuste: viivat, alueet, akselit, datan merkinnät) pitäisi olla suurempi kuin niiden pikselien määrän, joita ei tarvita datan näyttämiseen (muu kuin datamuste: taustaruudukon viivat, 3D-efektit, varjot, tarpeettomat merkinnät). Tämä vähentää häiritsevien suunnitteluelementtien määrää ja auttaa käyttäjää keskittymään paremmin.

Viimeinen suosituksemme parempien kojelautojen suunnitteluun on, että älä unohda käyttäjää. Monet kojelaudan käyttäjät luottavat vain kojelaudan tarjoamiin tietoihin ilman, että heillä on joku, joka opastaa tulkitsemaan ja suhteuttamaan tietoja. Näin ollen jotkut olennaisimmista elementeistä voivat itse asiassa olla sanallisia kuvauksia, jotka auttavat käyttäjiä kontekstualisoimaan tietoa:

• Käytä otsikoita, selityksiä tai muuttujien määritelmiä.
• Anna luvuille mahdollisimman paljon (liiketoiminnallista) kontekstia.
• Ole johdonmukainen muuttujien ja suorituskykyindikaattoreiden nimeämiskäytännöissä, jotta vältät sekaannukset.

Kojelaudan ylläpito

Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, älä poistu kojelaudalta, kun se on valmis. Sinun tulisi tehdä säännöllisiä tarkistuksia. Monissa tapauksissa kojelaudan taustalla olevat tiedot on joka tapauksessa päivitettävä ajan mittaan. Tämä olisi myös hyvä hetki optimoida joitakin sen toimintoja. Kerää palautetta kojelautojen käyttäjiltä sen selvittämiseksi, mikä on heille hyödyllistä ja mitä voidaan parantaa. Näin voit lisätä kojelaudan vaikutusta liiketoimintaan entisestään.

Lopputulos

Mielestämme oivallusten välittämiseen pitäisi soveltaa samoja laatuvaatimuksia kuin niiden perustana olevien tietojen keräämiseen. Muista nämä tärkeät vaiheet, jotta pääset alkuun kojelaudan kanssa:

1. Aloita kojelaudan tarkoituksesta ja siihen liittyvistä käyttäjävaatimuksista.
2. Käytä kojelautaasi asianmukaisia tietolähteitä
3. Tee siitä mahdollisimman yksinkertaista käyttäjille ja opasta heitä tietojesi avulla.
4. Tietohierarkian luominen
5. Käytä yksinkertaisia tietovisualisointeja tehdäksesi tiedoistasi helpommin ymmärrettäviä.
6. Pidä kojelautasi ajan tasalla ja merkityksellisenä

Toivomme, että tästä ohjeesta on ollut sinulle hyötyä. Kuten aina, kaikissa säännöissä on poikkeuksia, mutta on hyödyllistä, että meillä on käytössämme joitakin yleisiä periaatteita, jotka ohjaavat ja parantavat käytäntöjämme. Toisaalta toivomme, että olette kanssamme samaa mieltä siitä, että hyvä visualisointi ei voi korvata huonoa datan laatua.