Besoins des utilisateurs

Le briefing initial est peut-être l’une des étapes les plus importantes pour éviter de se perdre dans toutes les possibilités et pour réduire la complexité de votre tableau de bord. Se concentrer uniquement sur la création de graphiques attrayants et d’interfaces interactives peut aider à impressionner les utilisateurs, mais si votre tableau de bord manque de fonctionnalité, il est inefficace et peu susceptible d’être utilisé régulièrement. Par conséquent, votre réflexion doit commencer par l’objectif de votre tableau de bord et les besoins des utilisateurs correspondants. Une fois que vous aurez clarifié ces points, la conception de votre tableau de bord se mettra plus ou moins en place.

Bien qu’il y ait de nombreuses façons de découper le gâteau, les quatre questions principales suivantes, destinées à clarifier les besoins, fonctionnent très bien d’après notre expérience :

Qui sont les utilisateurs de votre tableau de bord ? À quelle fréquence l’utiliseront-ils, quelles sont leurs habitudes quotidiennes, quels objectifs essaient-ils d’atteindre et quel type de décisions prendront-ils sur la base de ces informations ? Gardez à l’esprit que les tableaux de bord doivent toujours faciliter la vie de quelqu’un ; c’est pourquoi l’utilisateur est au premier plan.
Quelles sont leurs exigences individuelles ? Votre tableau de bord devra-t-il inclure différents rôles d’utilisateurs et en quoi sont-ils différents ? Quels sont les bons niveaux d’autorisation pour chacun d’entre eux afin d’accéder, d’analyser et d’exporter les données ?
Quelles sont les informations pertinentes pour les utilisateurs ? Quels sont les indicateurs clés de performance pertinents pour chacun de vos groupes d’utilisateurs ? Quelles autres sources de données doivent être incluses pour contextualiser ces ICP (par exemple, CRM, ERP, …) ?
Quelle est la stratégie de l’entreprise ? Comment le tableau de bord aide-t-il les utilisateurs à se concentrer sur les bonnes choses et à aligner leurs actions sur les objectifs généraux ?

Rôles des utilisateurs et tableau de bord correspondant

Maintenant que vous avez une vue d’ensemble des exigences générales, examinons de plus près les rôles d’utilisateur typiques et les tableaux de bord correspondants. Les catégories suivantes peuvent vous aider à mieux cibler votre tableau de bord.

Les tableaux de bord opérationnels sont utilisés quotidiennement par les équipes opérationnelles. Ils sont nécessaires pour prendre des décisions éclairées et travaillent très souvent avec des données en temps réel. Leur capacité d’analyse est limitée, ils ne mettent l’accent que sur les indicateurs de performance clés les plus importants pour assurer la continuité de l’activité. Il s’agit par exemple d’un tableau de bord permettant aux annonceurs de vérifier l’adéquation de leurs publicités à l’audience en temps réel et d’optimiser la campagne en conséquence. Les données étant communiquées en temps réel, les opérateurs disposent d’un retour d’information direct sur leurs actions.

Les tableaux de bord analytiquessont le plus souvent utilisés par les chercheurs ou les analystes commerciaux. L’objectif principal des tableaux de bord analytiques n’est pas l’action immédiate, mais plutôt l’exploration des données, l’identification des opportunités ou l’étude des problèmes. Très souvent, les données sous-jacentes contiennent un grand nombre de variables différentes mais ne sont pas mises à jour très souvent. Ces tableaux de bord permettent à leurs utilisateurs d’extraire des modèles, des tendances et des anomalies dans les données et sont donc dotés de fonctions statistiques interactives. Une fois que vous avez trouvé des informations pertinentes, ces tableaux de bord vous permettent de partager vos résultats avec d’autres personnes (par exemple en les exportant). Ces tableaux de bord sont le plus souvent utilisés dans le cadre de grands projets, notamment les études internationales ou de suivi.

Les tableaux de bord stratégiques sont généralement utilisés par la direction générale pour suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs généraux de l’entreprise. Ils ne doivent pas nécessairement fonctionner avec des données en temps réel, mais doivent fournir une vue d’ensemble de tous les domaines d’activité concernés. Par conséquent, ils comprennent généralement différentes sources de données qui couvrent toutes les perspectives, par exemple les données CRM, la satisfaction des clients et des employés, les données financières, etc. Les tableaux de bord stratégiques, en particulier pour les entreprises ayant des succursales et des filiales, permettent d’évaluer les performances de centres de profit individuels par rapport aux performances globales de l’entreprise et d’accorder à différents utilisateurs des niveaux d’accès et des points de référence individuels (par exemple, la direction générale, les directeurs régionaux, les directeurs de magasin).

Ces catégories ne sont pas figées, bien entendu. Dans de nombreux cas, une combinaison de différentes approches est parfaitement judicieuse. Ils doivent plutôt être considérés comme un outil utile pour mieux comprendre les exigences de votre cas spécifique.

Sources de données pertinentes

Discutons un instant de la ou des sources de données. Les tableaux de bord peuvent fonctionner avec tous les types de données. Dans la plupart des cas, il s’agira de données structurées (provenant par exemple d’enquêtes quantitatives), mais il peut également s’agir de données non structurées qui ont été traitées précédemment (provenant par exemple de journaux qualitatifs en ligne). Notre solution de tableau de bord vous permet d’effectuer les procédures habituelles de préparation des données telles que le codage, l’analyse de texte ou la pondération.

Il est important de tenir compte de la fréquence de mise à jour de la source de données. Pour les études ad hoc, les données peuvent être téléchargées manuellement lors du lancement du tableau de bord. Dans le cas des études de suivi, des mises à jour répétées sont nécessaires. Le FTP automatique ou un lecteur de fichiers automatique peut faire l’affaire dans ces cas-là. Certains tableaux de bord peuvent également exiger des données en temps réel. Cela peut se faire par le biais d’une API en direct.

Enfin, différentes sources de données peuvent être combinées dans un tableau de bord. Nous avons déjà vu que certains tableaux de bord peuvent nécessiter plus d’une source de données pour contenir toutes les informations pertinentes en un seul endroit. Cela peut se faire en affichant des informations provenant de différentes sources de données sur un écran sans intégrer les données (par exemple, la satisfaction des clients à côté de la satisfaction des employés), mais aussi en reliant les sources de données par le biais d’une variable commune (par exemple, les ventes de crèmes glacées et les informations météorologiques à différents moments).

Une fois que vous avez établi une vue d’ensemble de toutes les sources de données pertinentes et des variables disponibles, vous devez commencer à travailler sur la hiérarchie des informations de votre tableau de bord.

Hiérarchie de l’information

Comme nous l’avons vu, les tableaux de bord permettent de réduire la complexité de l’ensemble des informations disponibles. Par conséquent, les tableaux de bord doivent toujours permettre à leurs utilisateurs de se concentrer sur les aspects les plus pertinents d’une question. L’un des principes clés de la conception des tableaux de bord est de les rendre aussi simples que possible pour les utilisateurs.

Cela nous amène à un principe psychologique fondamental que nous devons garder à l’esprit lorsque nous concevons des tableaux de bord : Si trop d’informations sont affichées en même temps, la quantité et la complexité des informations peuvent submerger l’utilisateur et l’empêcher de prendre des décisions. Ce phénomène est connu sous le nom de paralysie de l’analyse.

Nous aimerions présenter deux techniques de base qui aident les utilisateurs à rester concentrés. La première vient du journalisme et est connue sous le nom de pyramide inversée ou BLUF (bottom line up front) : essayez de communiquer les informations les plus importantes au début, continuez avec les détails ou les tendances significatifs, et mettez les informations générales et les autres détails dans les “petits caractères” de votre tableau de bord.

La deuxième technique est issue de l’UX Design et est connue sous le nom de “Divulgation progressive”. Ne montrez pas tout en même temps, mais utilisez des éléments interactifs pour guider l’utilisateur à travers vos données, par exemple à l’aide de hiérarchies visuelles, d’onglets, d’accordéons ou de filtres. Commencez par les résultats les plus pertinents lors de l’affichage initial, cachez les résultats inutiles aussi longtemps que possible et révélez ces détails progressivement lors des affichages suivants. Cela permet aux utilisateurs de se concentrer sur une seule chose à la fois tout en ayant accès à toutes les informations.

C’est dans cette optique que vous devez aborder les données que vous souhaitez visualiser dans votre tableau de bord. Essayez de placer un indicateur au centre de l’attention de l’utilisateur (par exemple, la satisfaction générale du client) et faites en sorte que tous les autres indicateurs soient liés à cet indicateur. Quels sont les moteurs de votre indicateur clé (par exemple, la satisfaction à l’égard du prix, de la qualité, …) ? En quoi vos segments de clientèle diffèrent-ils (par exemple, sur le plan démographique) ? Comment cette mesure évolue-t-elle dans le temps ?

L’établissement d’une hiérarchie de l’information vous aidera à définir le plan du site de votre tableau de bord et à déterminer les éléments visuels et les fonctions qui seront nécessaires sur chaque écran pour transmettre les informations pertinentes.

Visualisation des données

La raison pour laquelle les visualisations sont devenues si populaires ces derniers temps est qu’elles transforment des données abstraites et complexes en une expérience tangible et relatable. Là encore, ils ont pour objectif général de faciliter la tâche de l’utilisateur. Un petit nombre de principes de conception simples peuvent contribuer à rendre vos données encore plus digestes. Examinons-les.

Très souvent, la conception des tableaux de bord vise à les rendre aussi attrayants que possible. En général, il n’y a rien de mal à cela, car cela peut aider à motiver les utilisateurs à se servir régulièrement de votre tableau de bord. Cependant, tous les graphiques doivent communiquer les informations pertinentes et une décision de conception ne doit jamais empêcher de communiquer les données avec succès. Ce principe est connu sous le nom de “la forme suit la fonction”.

Exemple : il peut être tentant de regrouper plusieurs diagrammes en forme de beignets les uns à côté des autres parce que leur similitude visuelle crée une apparence cohérente. En fait, il s’agirait d’une décision de conception judicieuse si toutes les variables ne contenaient que quelques caractéristiques. Cependant, la lisibilité d’un diagramme en forme de beignet diminue avec le nombre de valeurs qu’il contient. Il devient alors plus difficile d’identifier le mode et de comparer les fréquences relatives des différentes valeurs entre elles. Dans ce cas, il serait probablement préférable de choisir un autre type de graphique pour communiquer plus efficacement.

En supprimant tous les éléments de conception inutiles, vous aiderez l’utilisateur à se concentrer sur les données pertinentes. Ce principe est connu sous le nom de ratio données-encre élevé parmi les visualisateurs de données. Ce concept peut sembler un peu abstrait au premier abord, mais il vous permet d’évaluer la clarté et la simplicité de la conception de votre tableau de bord. Si vous considérez tous les pixels de votre visualisation, la quantité de pixels nécessaires à l’affichage des données réelles (encre des données : lignes, zones, axes, étiquettes de données) devrait l’emporter sur la quantité de pixels qui ne sont pas nécessaires à l’affichage des données (encre non liée aux données : lignes de grille d’arrière-plan, effets 3D, ombres, étiquettes redondantes). Cela réduira la quantité d’éléments de conception distrayants et aidera l’utilisateur à rester plus concentré.

Notre dernière recommandation pour concevoir de meilleurs tableaux de bord est de ne pas oublier l’utilisateur. De nombreux utilisateurs de votre tableau de bord s’appuieront uniquement sur les informations fournies par le tableau de bord sans avoir quelqu’un pour les guider dans l’interprétation et la mise en contexte des informations. Par conséquent, certains des éléments les plus pertinents peuvent en fait être des descriptions verbales qui aident les utilisateurs à contextualiser l’information :

• Utilisez des titres, des explications ou des définitions de variables.
• Donnez autant de contexte (commercial) que possible à vos chiffres.
• Soyez cohérent dans les conventions d’appellation des variables et des ICP afin d’éliminer toute source de confusion.

Maintenance du tableau de bord

Enfin, ne quittez pas votre tableau de bord une fois qu’il est prêt. Vous devez prévoir des révisions régulières. Dans de nombreux cas, les données de votre tableau de bord devront de toute façon être mises à jour au fil du temps. C’est aussi le moment d’optimiser certaines de ses fonctionnalités. Recueillir les réactions des utilisateurs des tableaux de bord pour déterminer ce qui leur est utile et ce qui peut être amélioré. Vous pouvez ainsi accroître l’impact commercial de votre tableau de bord.

Résultat

Nous pensons que la communication d’informations doit répondre aux mêmes normes de qualité que la collecte des données sous-jacentes. N’oubliez pas ces étapes importantes pour démarrer votre tableau de bord :

1. Commencez par définir l’objectif de votre tableau de bord et les besoins des utilisateurs correspondants.
2. Utilisez des sources de données pertinentes pour votre tableau de bord
3. Rendez les choses aussi simples que possible pour les utilisateurs et guidez-les à travers vos données.
4. Établir une hiérarchie de l’information
5. Utilisez des visualisations de données simples pour rendre vos données plus digestes
6. Maintenez votre tableau de bord à jour et pertinent

Nous espérons que ce guide vous a été utile. Comme toujours, toutes les règles ont des exceptions, mais il est utile de disposer de quelques principes généraux qui guident et améliorent notre pratique. Inversement, nous espérons que vous serez d’accord avec nous pour dire qu’une bonne visualisation ne peut pas compenser une mauvaise qualité de données.