Requisiti dell’utente

Il briefing iniziale potrebbe essere uno dei passi più importanti per evitare di perdersi in tutte le possibilità e ridurre effettivamente la complessità della tua dashboard. Concentrarsi solo sulla creazione di grafici gradevoli da vedere e di interfacce interattive può aiutare a impressionare gli utenti, ma se la tua dashboard manca di funzionalità è inefficace ed è improbabile che venga utilizzata regolarmente. Pertanto, per prima cosa, dovresti incominciare a pensare al scopo della dashboard e ai relativi requisiti dell’utente. Una volta chiariti questi punti, la progettazione della dashboard sarà più o meno adeguata.

Anche se ci sono molti modi per creare una dashboard, in base alla nostra esperienza le seguenti quattro domande possono guidarti per far chiarezza su quali aspetti devi tenere in considerazione quando crei una dashboard:

Chi utilizzerà la tua dashboard? Con quale frequenza la useranno, quali sono le loro routine quotidiane, quali obiettivi cercano di raggiungere e che tipo di decisioni si baseranno sulle informazioni presenti nella dashboard? Tieni presente che le dashboard devono sempre semplificare la vita di una persona; per questo l’utente viene prima di ogni cosa.
Quali saranno le loro esigenze individuali? La tua dashboard includerà diversi ruoli utente e come si differenzieranno? Quali sono i giusti livelli di autorizzazione che permetteranno a ciascuno di loro di accedere, analizzare ed esportare i dati?
Quali informazioni saranno rilevanti per gli utenti? Quali sono i KPI rilevanti per ogni gruppo di utenti? Quali altre fonti di dati dovranno essere incluse per contestualizzare questi KPI (ad esempio CRM, ERP, …)?
Qual è la strategia dell’azienda? In che modo la dashboard aiuta gli utenti a concentrarsi sulle cose giuste e ad allineare le loro azioni con gli obiettivi generali?

Ruoli utente e dashboard corrispondenti

Ora che si ha una panoramica dei requisiti generali, diamo un’occhiata più da vicino ai ruoli tipici degli utenti e alle dashboard corrispondenti. Le seguenti categorie possono aiutarti ad migliorare il focus dellla tua dashboard.

Le dashboard operative sono utilizzate quotidianamente dai team operativi. Sono necessarie per prendere decisioni ben informate e molto spesso lavorano con dati in tempo reale. La loro capacità analitica è limitata, focalizzandosi solo sui KPI più importanti per mandare avanti l’azienda. Un esempio potrebbe essere una dashboard in cui gli inserzionisti possono verificare in tempo reale sei i loro annunci sono adeguati al loro pubblico di riferimento e ottimizzare la campagna pubblicitaria di conseguenza. Poiché i dati sono riportati in tempo reale, gli operatori hanno un circuito di feedback diretto per le loro azioni.

Le dashboard analitichesono utilizzate soprattutto da ricercatori o analisti aziendali. L’obiettivo principale delle dashboard analitiche non è l’azione immediata, ma piuttosto l’esplorazione dei dati, l’identificazione delle opportunità o l’analisi dei problemi. Molto spesso, i dati sottostanti contengono molte variabili diverse, ma non vengono aggiornati troppo spesso. Tali dashboard consentono agli utenti di individuare modelli, tendenze e anomalie nei dati e, pertanto, sono dotate di funzioni statistiche interattive. Una volta individuate le informazioni rilevanti, queste dashboard consentono di condividere i risultati con altri (ad esempio, esportandoli). Queste dashboard sono utilizzate soprattutto nei grandi progetti, in particolare negli studi internazionali o di monitoraggio.

Le dashboard strategiche sono tipicamente utilizzate dalla direzione generale per monitorare i progressi degli obiettivi aziendali generali. Non devono necessariamente operare con dati in tempo reale, ma devono fornire una panoramica completa di tutte le aree aziendali rilevanti. Pertanto, in genere includono diverse fonti di dati che coprono tutte le prospettive, ad esempio dati CRM, soddisfazione dei clienti e dei dipendenti, dati finanziari, ecc. Soprattutto per le aziende con filiali e consociate, le dashboard strategiche consentono di confrontare i singoli centri di profitto con le prestazioni aziendali complessive e di concedere ai diversi utenti livelli di accesso e benchmark individuali (ad esempio, Direzione Generale, Direttori Regionali, Direttori di filiale).

Naturalmente, queste categorie non sono definite in maniera definitiva. Ci sono molti casi in cui una combinazione di approcci diversi ha perfettamente senso. Dovrebbero piuttosto essere visti come uno strumento utile per comprendere meglio i requisiti del vostro specifico caso.

Fonti di dati rilevanti

Discutiamo per un momento delle fonti di dati. Le dashboard possono funzionare con tutti le tipologie di dati. Nel caso più frequenti, si tratta di dati strutturati (ad es., da indagini quantitative), ma possono anche includere dati non strutturati che sono stati elaborati in precedenza (ad es., da diari qualitativi online). La nostra soluzione di dashboard consente di eseguire le procedure tipiche della preparazione dei dati, come la codifica, l’analisi del testo o la ponderazione.

Un aspetto importante da considerare è la frequenza con cui la fonte di dati verrà aggiornata. Per gli studi ad hoc, i dati possono essere caricati manualmente all’avvio della dashboard. Nei tracking study, sono necessari costanti aggiornamenti. In questi casi, un FTP automatico o un lettore automatico di file possono essere utili nel tuo caso . Alcune dashboard possono anche richiedere dati in tempo reale. Questo può essere risolto utilizzando un’API live.

Infine, è possibile combinare diverse fonti di dati in un’unica dashboard. Abbiamo già visto che alcune dashboard possono richiedere più di una fonte di dati per contenere tutte le informazioni rilevanti in un unico posto. Ciò può essere ottenuto mostrando informazioni provenienti da fonti dei dati diverse su un’unica schermata senza integrare i dati (ad es., la soddisfazione dei clienti accanto alla soddisfazione dei dipendenti), ma anche collegando le fonti dei dati tramite una variabile condivisa (ad es., le vendite di gelati e le informazioni meteorologiche in momenti diversi).

Dopo aver stabilito una panoramica di tutte le fonti di dati rilevanti e delle variabili disponibili, è necessario iniziare a lavorare sulla gerarchia delle informazioni della dashboard.

Gerarchia delle informazioni

Come già detto, le dashboard aiutano a ridurre la complessità di tutte le informazioni disponibili. Pertanto, le dashboard devono sempre consentire agli utenti di concentrarsi sugli aspetti più rilevanti di un problema. Un principio fondamentale per la progettazione delle dashboard è la massima semplicità per gli utenti.

Questo ci porta a un principio psicologico fondamentale che dobbiamo tenere presente quando progettiamo le dashboard: se vengono mostrate troppe informazioni in una volta sola, la quantità e la complessità delle informazioni possono sopraffare l’utente e di fatto inibire il processo decisionale. Questo fenomeno è noto come paralisi da analisi.

Vorremmo presentare due tecniche di base che aiutano gli utenti a rimanere concentrati. Il primo deriva dal giornalismo ed è noto come piramide rovesciata o BLUF (bottom line up front): cercate di comunicare le informazioni più importanti all’inizio, continuate con i dettagli significativi o le tendenze e mettete le informazioni generali di base e altri dettagli nella “stampa fine” del tua dashboard.

La seconda tecnica deriva dall’UX Design ed è nota come “divulgazione progressiva”. Non mostrare tutto in una volta, ma utilizza elementi interattivi per guidare l’utente attraverso i tuoi dati, ad esempio con l’aiuto di gerarchie visive, schede, fisarmoniche o filtri. Inizia con i risultati più rilevanti nella visualizzazione iniziale, tenete nascosti i risultati non necessari il più a lungo possibile e rivelate questi dettagli progressivamente nelle visualizzazioni successive. Questo aiuta gli utenti a concentrarsi su un elemento alla volta, pur avendo accesso a tutte le informazioni.

Tenendo presente questo aspetto, è necessario avvicinarsi ai dati che si desidera visualizzare nella dashboard. Cerca di mettere una metrica al centro dell’attenzione dell’utente (ad es., la soddisfazione generale del cliente) e di rendere tutte le altre metriche correlate ad essa. Quali sono i fattori che determinano la tua metrica chiave (ad esempio, la soddisfazione per il prezzo, per la qualità, …)? Come si differenziano i vostri segmenti di clientela (ad es., i dati demografici)? Come cambia questa metrica nel tempo?

Stabilire una gerarchia delle informazioni ti aiuterà a definire la sitemap della tua dashboard e quali elementi visivi e funzioni saranno necessari per trasmettere le informazioni pertinenti.

Visualizzazione dei dati

Il motivo per cui la visualizzazione dei dati è diventata così popolare negli ultimi tempi è che trasformano i dati astratti e complessi in un’esperienza tangibile e relazionabile. Ancora una volta, hanno l’obiettivo di facilitare l’utente. Alcuni semplici principi di progettazione possono contribuire a rendere i dati ancora più digeribili. Vediamoli.

Molto spesso, la progettazione delle dashboard è guidata dalla necessità di renderle il più possibile attraenti dal punto di vista visivo. In generale, non c’è nulla di male in questo, perché può aiutare a motivare gli utenti a utilizzare regolarmente la dashboard. Tuttavia, tutti i grafici devono comunicare le informazioni pertinenti e una decisione progettuale non dovrebbe mai ostacolare la comunicazione dei dati. Questo principio è noto come “la forma segue la funzione”.

Un esempio: si potrebbe essere tentati di raggruppare diversi grafici a ciambella uno accanto all’altro perché la loro somiglianza visiva crea un aspetto coerente. In effetti, questa sarebbe una scelta progettuale sensata se tutte le variabili contenessero solo poche caratteristiche. Tuttavia, la leggibilità di un grafico a ciambella diminuisce con l’aumentare del numero di valori che contiene. Diventa più difficile identificare la moda e confrontare tra loro le frequenze relative dei singoli valori. In questo caso, sarebbe più opportuno selezionare un altro tipo di grafico per comunicare in modo più efficace.

Eliminare tutti gli elementi di design non necessari può aiutare l’utente a concentrarsi meglio sui dati rilevanti. Questo principio è noto comedata-ink-ratio tra i visualizzatori di dati. Questo concetto può sembrare un po’ astratto all’inizio, ma permette di valutare quanto sia davvero chiaro e semplice il design della dashboard. Se pensi a tutti i pixel presenti nella tua visualizzazione dei dati, la quantità di pixel necessari per la visualizzazione dei dati effettivi (data-ink: linee, aree, assi, etichette dei dati) dovrebbe superare la quantità di pixel non necessari per la visualizzazione dei dati (non-data inki: linee della griglia di sfondo, effetti 3D, ombre, etichette ridondanti). In questo modo si ridurrà la quantità di elementi di design che distraggono e si aiuterà l’utente a rimanere più concentrato.

La nostra ultima raccomandazione per progettare dashboard migliori è di non dimenticare l’utente. Molti utenti si baseranno solo sulle informazioni fornite dalla tua dashboard senza avere qualcuno che li guidi nell’interpretazione e nella contestualizzazione degli insight. Pertanto, alcuni degli elementi più rilevanti possono essere descrizioni verbali che aiutano gli utenti a contestualizzare le informazioni:

• Utilizza titoli, spiegazioni o definizioni delle variabili.
• Dai il maggior contesto (aziendale) possibile ai tuoi numeri.
• Siate coerenti nelle denominazioni delle variabili e dei KPI per eliminare qualsiasi fonte di confusione.

Manutenzione della dashboard

Infine, ma non meno importante, non abbandonare la dashboard una volta creata. È necessario programmare revisioni regolari. In molti casi, i dati alla base della dashboard dovranno comunque essere aggiornati nel corso del tempo. Questo sarebbe anche un buon momento per ottimizzare alcune delle sue funzionalità. Raccogliere il feedback degli utenti delle dashboard per capire cosa è utile per loro e cosa può essere migliorato. In questo modo, è possibile aumentare ulteriormente l’impatto commerciale delle tue dashboard.

In conclusione

Riteniamo che la comunicazione degli insight debba avere gli stessi standard di qualità della raccolta dei dati sottostanti. Ricordati questi passaggi importanti per iniziare a creare la tua dashboard:

1. Inizia pensando alla finalità della tua dashboard e i relativi requisiti degli utenti.
2. Utilizza fonti di dati rilevanti per la tua dashboard
3. Rendi tutto il più semplice possibile per gli utenti e guidali attraverso i tuoi dati.
4. Stabilisci una gerarchia delle informazioni
5. Utilizza semplici visualizzazioni dei dati per renderli più digeribili
6. Mantenere la dashboard aggiornata e pertinente

Ci auguriamo che questa guida ti sia stata utile. Come sempre, tutte le regole hanno delle eccezioni, ma è utile avere a portata di mano alcuni principi generali che guidano e migliorano la nostra pratica. Al contrario, speriamo che tu sia d’accordo con noi sul fatto che una buona visualizzazione dei dati non può compensare una scarsa qualità dei dati.