Anforderungen der Benutzer

Das anfängliche Briefing ist vielleicht einer der wichtigsten Schritte, um zu verhindern, dass Sie sich in den vielen Möglichkeiten verlieren, und um die Komplexität Ihres Dashboards zu reduzieren. Die bloße Konzentration auf ansprechende Grafiken und interaktive Benutzeroberflächen mag die Nutzer beeindrucken, aber wenn es Ihrem Dashboard an Funktionalität mangelt, ist es ineffektiv und wird wahrscheinlich nicht regelmäßig genutzt werden. Daher sollten Sie Ihre Überlegungen mit dem Zweck Ihres Dashboards und den entsprechenden Benutzeranforderungen beginnen. Sobald Sie diese Punkte geklärt haben, wird sich die Gestaltung Ihres Dashboards mehr oder weniger von selbst ergeben.

Es gibt zwar viele Möglichkeiten, den Kuchen zu schneiden, aber die folgenden vier Leitfragen zur Klärung der Anforderungen funktionieren unserer Erfahrung nach recht gut:

Wer sind die Nutzer Ihres Dashboards? Wie oft werden sie es nutzen, wie sieht ihr Tagesablauf aus, welche Ziele versuchen sie zu erreichen und welche Art von Entscheidungen werden auf der Grundlage der Informationen getroffen? Denken Sie daran, dass Dashboards immer das Leben der Benutzer erleichtern sollten – deshalb steht der Benutzer an erster Stelle.
Was sind ihre individuellen Anforderungen? Muss Ihr Dashboard verschiedene Benutzerrollen enthalten und wie unterscheiden sich diese? Welches sind die richtigen Berechtigungsstufen für jeden von ihnen, um auf die Daten zuzugreifen, sie zu analysieren und zu exportieren?
Welche Informationen sind für die Nutzer relevant? Was sind die relevanten KPIs für jede Ihrer Nutzergruppen? Welche anderen Datenquellen müssen einbezogen werden, um diese KPIs zu kontextualisieren (z. B. CRM, ERP, …)?
Was ist die Strategie des Unternehmens? Wie hilft das Dashboard den Nutzern, sich auf die richtigen Dinge zu konzentrieren und ihre Handlungen an den Gesamtzielen auszurichten?

Benutzerrollen und ihr entsprechendes Dashboard

Nachdem Sie sich nun einen Überblick über die allgemeinen Anforderungen verschafft haben, wollen wir uns die typischen Benutzerrollen und die dazugehörigen Dashboards genauer ansehen. Die folgenden Kategorien können Ihnen helfen, den Fokus Ihres Dashboards zu erhöhen.

Operative Dashboards werden täglich von den operativen Teams genutzt. Sie werden benötigt, um fundierte Entscheidungen zu treffen, und arbeiten sehr oft mit Echtzeitdaten. Ihre analytischen Fähigkeiten sind begrenzt, sie legen nur Wert auf die wichtigsten KPIs, um das Geschäft am Laufen zu halten. Ein Beispiel wäre ein Dashboard, auf dem Werbetreibende die Passgenauigkeit ihrer Anzeigen in Echtzeit überprüfen und die Kampagne entsprechend optimieren können. Da die Daten in Echtzeit gemeldet werden, haben die Betreiber eine direkte Rückmeldung für ihre Maßnahmen.

Analytische Dashboards werden am häufigsten von Forschern oder Unternehmensanalysten verwendet. Das Hauptaugenmerk von analytischen Dashboards liegt nicht auf unmittelbaren Maßnahmen, sondern auf der Erkundung von Daten, der Ermittlung von Möglichkeiten oder der Untersuchung von Problemen. Sehr oft enthalten die zugrunde liegenden Daten viele verschiedene Variablen, werden aber nicht allzu oft aktualisiert. Solche Dashboards ermöglichen es ihren Nutzern, Muster, Trends und Anomalien in den Daten zu erkennen, und sind daher mit interaktiven statistischen Funktionen ausgestattet. Sobald Sie relevante Erkenntnisse gewonnen haben, können Sie diese Dashboards mit anderen teilen (z. B. durch Exportieren). Diese Dashboards werden am häufigsten bei großen Projekten verwendet, insbesondere bei internationalen oder Tracking-Studien.

Strategische Dashboards werden in der Regel von der Geschäftsleitung verwendet, um die Fortschritte bei der Erreichung allgemeiner Unternehmensziele zu verfolgen. Sie müssen nicht unbedingt mit Echtzeitdaten arbeiten, sondern sollten einen umfassenden Überblick über alle relevanten Geschäftsbereiche bieten. Daher umfassen sie in der Regel verschiedene Datenquellen, die alle Perspektiven abdecken, z. B. CRM-Daten, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, Finanzdaten usw. Insbesondere für Unternehmen mit Niederlassungen und Tochtergesellschaften ermöglichen strategische Dashboards das Benchmarking einzelner Profitcenter im Vergleich zur Gesamtleistung des Unternehmens und gewähren verschiedenen Benutzern individuelle Zugriffsebenen und Benchmarks (z.B. General Management, Regional Manager, Store Manager).

Diese Kategorien sind natürlich nicht in Stein gemeißelt. Es gibt viele Fälle, in denen eine Kombination aus verschiedenen Ansätzen durchaus sinnvoll ist. Sie sollten vielmehr als nützliches Instrument betrachtet werden, um die Anforderungen Ihres speziellen Falles besser zu verstehen.

Relevante Datenquellen

Lassen Sie uns kurz über die Datenquelle(n) sprechen. Dashboards können mit allen Arten von Daten arbeiten. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um strukturierte Daten (z. B. aus quantitativen Erhebungen), es können aber auch unstrukturierte Daten sein, die zuvor verarbeitet wurden (z. B. aus qualitativen Online-Tagebüchern). Unsere Dashboard-Lösung ermöglicht es Ihnen, die typischen Verfahren der Datenaufbereitung wie Codierung, Textanalyse oder Gewichtung durchzuführen.

Ein wichtiger Punkt ist die Frage, wie oft die Datenquelle aktualisiert werden soll. Bei Ad-hoc-Studien können die Daten beim Start des Dashboards manuell hochgeladen werden. Bei Tracking-Studien sind wiederholte Aktualisierungen erforderlich. Auto-FTP oder ein Auto-File-Reader können in diesen Fällen Abhilfe schaffen. Einige Dashboards können auch Daten in Echtzeit anfordern. Dies kann über eine Live-API erfolgen.

Schließlich können verschiedene Datenquellen in einem Dashboard kombiniert werden. Wir haben bereits gesehen, dass einige Dashboards mehr als eine Datenquelle benötigen, um alle relevanten Informationen an einem Ort zu enthalten. Dies kann erreicht werden, indem Informationen aus verschiedenen Datenquellen auf einem Bildschirm angezeigt werden, ohne dass die Daten integriert werden (z. B. Kundenzufriedenheit neben Mitarbeiterzufriedenheit), aber auch durch die Verknüpfung der Datenquellen über eine gemeinsame Variable (z. B. Eisverkauf und Wetterinformationen zu verschiedenen Zeitpunkten).

Sobald Sie sich einen Überblick über alle relevanten Datenquellen und die verfügbaren Variablen verschafft haben, müssen Sie mit der Arbeit an der Informationshierarchie Ihres Dashboards beginnen.

Informationshierarchie

Wie bereits erwähnt, tragen Dashboards dazu bei, die Komplexität aller verfügbaren Informationen zu reduzieren. Deshalb sollten Dashboards ihren Nutzern stets die Möglichkeit geben, sich auf die wichtigsten Aspekte eines Themas zu konzentrieren. Ein wichtiger Grundsatz bei der Gestaltung von Dashboards ist es, sie für die Benutzer so einfach wie möglich zu gestalten.

Dies bringt uns zu einem grundlegenden psychologischen Prinzip, das wir bei der Gestaltung von Dashboards im Auge behalten müssen: Wenn zu viele Informationen auf einmal angezeigt werden, kann die Menge und Komplexität der Informationen den Benutzer überwältigen und die Entscheidungsfindung sogar behindern. Dieses Phänomen wird als Analyseparalyse bezeichnet.

Wir möchten zwei grundlegende Techniken vorstellen, die den Nutzern helfen, konzentriert zu bleiben. Die erste stammt aus dem Journalismus und ist als umgekehrte Pyramide oder BLUF (Bottom Line Up Front) bekannt: Versuchen Sie, die wichtigsten Informationen zu Beginn mitzuteilen, fahren Sie mit wichtigen Details oder Trends fort, und stellen Sie allgemeine Hintergrundinformationen und andere Details in das “Kleingedruckte” Ihres Dashboards.

Die zweite Technik stammt aus dem UX-Design und ist als “Progressive Disclosure” bekannt. Zeigen Sie nicht alles auf einmal, sondern nutzen Sie interaktive Elemente, um den Nutzer durch Ihre Daten zu führen, zum Beispiel mit Hilfe von visuellen Hierarchien, Registerkarten, Akkordeons oder Filtern. Beginnen Sie mit den wichtigsten Erkenntnissen in der ersten Anzeige, halten Sie unnötige Erkenntnisse so lange wie möglich verborgen und geben Sie diese Details nach und nach in den folgenden Anzeigen preis. Dies hilft den Nutzern, sich auf eine Sache zu konzentrieren und dennoch Zugang zu allen Informationen zu haben.

Mit diesem Gedanken im Hinterkopf sollten Sie an die Daten herangehen, die Sie in Ihrem Dashboard visualisieren möchten. Versuchen Sie, eine Kennzahl in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit des Nutzers zu stellen (z. B. die allgemeine Kundenzufriedenheit) und alle anderen Kennzahlen damit in Beziehung zu setzen. Was sind die treibenden Kräfte für Ihre Schlüsselkennzahlen (z.B. Zufriedenheit mit dem Preis, mit der Qualität, …)? Wie unterscheiden sich Ihre Kundensegmente (z. B. demografische Merkmale)? Wie verändert sich diese Kennzahl im Laufe der Zeit?

Die Erstellung einer Informationshierarchie hilft Ihnen, die Sitemap Ihres Dashboards zu definieren und festzulegen, welche visuellen Elemente und Funktionen auf jeder Anzeige benötigt werden, um die relevanten Informationen zu vermitteln.

Visualisierung der Daten

Der Grund, warum Visualisierungen in letzter Zeit so beliebt geworden sind, liegt darin, dass sie abstrakte und komplexe Daten in ein greifbares und nachvollziehbares Erlebnis verwandeln. Auch hier dienen sie dem allgemeinen Zweck, es dem Benutzer leichter zu machen. Eine kleine Anzahl einfacher Gestaltungsprinzipien kann dazu beitragen, Ihre Daten noch besser verdaulich zu machen. Schauen wir sie uns an.

Sehr oft geht es bei der Gestaltung von Dashboards darum, sie so visuell ansprechend wie möglich zu gestalten. Daran ist im Allgemeinen nichts auszusetzen, da es die Nutzer dazu motivieren kann, Ihr Dashboard regelmäßig zu nutzen. Dennoch müssen alle Diagramme die relevanten Informationen übermitteln, und eine Designentscheidung sollte einer erfolgreichen Datenübermittlung nie im Wege stehen. Dieser Grundsatz ist allgemein als “form follows function” bekannt.

Ein Beispiel: Es könnte verlockend sein, mehrere Doughnut-Diagramme nebeneinander zu gruppieren, weil ihre optische Ähnlichkeit ein einheitliches Erscheinungsbild erzeugt. Und tatsächlich wäre dies eine sinnvolle Entscheidung, wenn alle Variablen nur einige wenige Merkmale enthielten. Die Lesbarkeit eines Doughnut-Diagramms leidet jedoch, je mehr Werte es enthält. Es wird schwieriger, den Modus zu identifizieren und die relativen Häufigkeiten der einzelnen Werte miteinander zu vergleichen. In diesem Fall wäre es wahrscheinlich besser, einen anderen Diagrammtyp zu wählen, um die Kommunikation effektiver zu gestalten.

Das Entfernen aller unnötigen Designelemente kann dazu beitragen, dass sich der Nutzer besser auf die relevanten Daten konzentrieren kann. Dieses Prinzip ist unter Datenvisualisierern als hohes Daten-Ink-Verhältnis bekannt. Dieses Konzept mag auf den ersten Blick etwas abstrakt erscheinen, aber es ermöglicht Ihnen zu beurteilen, wie klar und einfach das Design Ihres Dashboards wirklich ist. Wenn Sie an alle Pixel Ihrer Visualisierung denken, sollte die Anzahl der Pixel, die für die Anzeige der eigentlichen Daten benötigt werden (Datentinte: Linien, Flächen, Achsen, Datenbeschriftungen), die Anzahl der Pixel überwiegen, die nicht für die Anzeige der Daten benötigt werden (Nicht-Datentinte: Hintergrundgitterlinien, 3D-Effekte, Schatten, redundante Beschriftungen). Dadurch wird die Anzahl der ablenkenden Designelemente reduziert und der Nutzer kann sich besser konzentrieren.

Unsere letzte Empfehlung für die Gestaltung besserer Dashboards lautet: Vergessen Sie den Benutzer nicht. Viele Nutzer Ihres Dashboards werden sich nur auf die vom Dashboard bereitgestellten Informationen verlassen, ohne jemanden zu haben, der sie bei der Interpretation und Kontextualisierung der Erkenntnisse unterstützt. Daher kann es sich bei einigen der wichtigsten Elemente um verbale Beschreibungen handeln, die den Nutzern helfen, die Informationen in einen Kontext einzuordnen:

• Verwenden Sie Überschriften, Erklärungen oder Definitionen von Variablen.
• Geben Sie Ihren Zahlen so viel (geschäftlichen) Kontext wie möglich.
• Achten Sie auf einheitliche Namenskonventionen für Variablen und KPIs, um Verwechslungen zu vermeiden.

Pflege des Dashboards

Zu guter Letzt sollten Sie Ihr Armaturenbrett nicht mehr verlassen, sobald es fertig ist. Sie sollten regelmäßige Überarbeitungen einplanen. In vielen Fällen müssen die Daten hinter Ihrem Dashboard ohnehin im Laufe der Zeit aktualisiert werden. Dies wäre auch ein guter Zeitpunkt, um einige seiner Funktionen zu optimieren. Sammeln Sie Feedback von den Nutzern der Dashboards, um festzustellen, was für sie nützlich ist und was verbessert werden kann. Auf diese Weise können Sie die geschäftliche Wirkung Ihres Dashboards weiter steigern.

Unterm Strich

Wir sind der Meinung, dass für die Vermittlung von Erkenntnissen die gleichen Qualitätsstandards gelten sollten wie für die Erfassung der zugrunde liegenden Daten. Beachten Sie diese wichtigen Schritte, um mit Ihrem Dashboard zu beginnen:

1. Beginnen Sie mit dem Zweck Ihres Dashboards und den entsprechenden Benutzeranforderungen
2. Verwenden Sie relevante Datenquellen für Ihr Dashboard
3. Machen Sie es den Nutzern so einfach wie möglich, und führen Sie sie durch Ihre Daten.
4. Erstellen einer Informationshierarchie
5. Verwenden Sie einfache Datenvisualisierungen, um Ihre Daten besser verständlich zu machen
6. Halten Sie Ihr Dashboard aktuell und relevant

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden für Sie von Nutzen war. Wie immer gibt es bei allen Regeln Ausnahmen, aber es ist nützlich, einige allgemeine Grundsätze zur Hand zu haben, die unsere Praxis leiten und verbessern. Umgekehrt hoffen wir, dass Sie mit uns darin übereinstimmen, dass eine gute Visualisierung eine schlechte Datenqualität nicht ausgleichen kann.